Dreigend verzuim bij een sluimerend arbeidsconflict

2 maart 2022

HR adviseurs: wat kun je doen als er verzuim dreigt bij een sluimerend conflict?

Veel HR adviseurs lopen tegen dit onderwerp aan. Er is een sluimerend conflict, het loopt niet lekker, en verzuim ligt op de loer. En we weten allemaal hoe dat voelt als HR adviseur. Gedachtes als “shit, daar gaan we weer” of “dat wordt een lang, taai traject” spoken al door je hoofd. Dit artikel is dan voor jou geschreven! Lees snel verder.

Herken je de gedachte dat je als HR adviseur bijna geen weg terug meer weet in zo’n dreigend verzuimsituatie? Hoe kun je het tij nou keren? Wat kun je nog doen om te zorgen dat er geen verzuimtraject gaat volgen?

Deze vragen spookten ook met enige regelmaat door mijn hoofd heen in mijn tijd als HR adviseur. En inderdaad, het overkwam mij ook dat er een ziekmelding volgde, de medewerker ging zo snel mogelijk naar de bedrijfsarts en tadaaaa: de bedrijfsarts adviseert mediation.

Ik ga je zo een paar zeer nuttige tips geven. Maar voordat ik daartoe kom wil ik je eerst laten zien dat je niet de enige bent.

Laatst heb ik een poll uitgezet op Linkedin. Met de volgende vraag aan HR adviseurs: Hoe ontstaat het vaakst een verzuimsituatie bij een sluimerend conflict? Het antwoord was mind blowing. En toch tegelijkertijd ook heel erg helder. Hieronder zie je de resultaten.

Resultaten onderzoek

27 mensen deden er mee. En zoals je ziet zag iedere HR adviseur het verzuim aankomen. Voor geen enkele HR adviseur was de ziekmelding onverwachts. Dus: je bent niet de enige! Dat geeft vast een fijn gevoel. Of toch niet…? Want het ís helemaal geen fijn gevoel dat je verzuim aan ziet komen. Het ís geen goed teken dat je het tij niet meer weet te keren. Het ís onprettig om die negatieve gedachtes al te voelen bij naderend onheil.

Het wordt te laat opgepakt

In het onderzoek zien we dat een conflict op de werkvloer vaak te laat wordt opgepakt. Hier valt lering uit te trekken. Ik geef je nu de eerste tip als mediator wat je hieraan kan doen. De tip is zo eenvoudig als het lijkt: maak het bespreekbaar. Pak het conflict op de werkvloer op. Praat met de medewerker en de leidinggevende. Werk je bij een kleine organisatie: maak het bespreekbaar bij de directie. Wat is er werkelijk aan de hand? Wat zit er onder het gedrag van dominantie, gekronkel of vingerwijzen? Is dat onveiligheid? Onzekerheid voor werk en inkomen? Of juist iets in de privésfeer wat té moeilijk is om te vertellen?

En dan volgt er maatwerk. Is een drie-gesprek nodig? Of juist een gesprek tussen hen tweeën? Of kun jij beter even als boodschapper fungeren om de angel eruit te halen?

Kortom, pak het conflict op. Op tijd. Het liefst zodra jouw onderbuikgevoel je ingeeft dat er meer speelt. En we weten allemaal dat HR adviseurs vaak een goed onderbuikgevoel hebben ontwikkeld. Je mag hierop vertrouwen.

Extra tip: soms krijg je de ruimte niet om te bemiddelen. Of merk je dat je geen vertrouwen krijgt van de medewerker of de leidinggevende. Dat gebeurt vaker dan je misschien denkt. Het is dan lastig om het conflict op de werkvloer op te pakken. Doe wat je kan en mag, en laat het dan ook los. De rol van HR adviseur is vaak een moeilijke in een conflict: je werkt voor de organisatie, maar wil er ook zijn voor de mensen op de werkvloer. Je moet verantwoording afleggen aan de directie, dus je kan onmogelijk neutraal staan in het conflict. De situatie loopt dan zoals het loopt. De bedrijfsarts zal bij een verzuimmelding mediation adviseren.

Leidinggevende weet niet wat te doen

Het onderzoek laat zien dat leidinggevenden in een arbeidsconflict vaak niet weten wat hij of zij moeten en mag doen. Ook hier ga ik je zo een goede tip voor geven. Maar laten we wel wezen: het ís soms ook lastig als je midden in een conflict zit, om er dan uit te stappen en mogelijkheden te zien. Daarnaast, vanuit HR perspectief bekeken, is ook niet iedere leidinggevende opgeleid als leidinggevende en ontbreken er soms leiderschapskills. Dat is niet erg. Maar dat zorgt wel voor dit soort situaties.

En dan volgt hier de eerste tip. Ga als HR adviseur boven tafel krijgen hoe de leidinggevende zich gedraagt in een conflict. Nodig hem of haar uit en vraag wat er speelt. En vraag door op zijn of haar gedrag in het sluimerende conflict. Is dat verhit of quasi-nonchalant? Wegduikend of confronterend? Onhandig op superscherp? Je kan de leidinggevende coachen in zijn of haar gedrag. Welk gedrag is handig, welk gedrag niet. Dit kun je ook zo doen bij de medewerker. In mediationland heet dit conflictcoaching. Erg handig, want zo kun je gedrag inzichtelijk brengen bij beiden.

Daarnaast kun je de leidinggevende advies geven over wat wel en niet juridisch mag in een conflictsituatie. Wat is er juridisch afgesproken over bijvoorbeeld werktijden (te laat komen), roken (rookpauzes) of ziekmeldingen (mag het via whatsapp)? Welke maatregelen of sancties zijn proportioneel? Coach hem of haar door de lastige situatie heen met al jouw kennis van personeelszaken. Jij weet van de hoed en de rand en je kan toegevoegde waarde bieden in het conflict op de werkvloer.

Extra tip: Je kan eens informeren of er budget en behoefte is voor een training gespreksvoering. Dit is een tip die bijdraagt aan een lange termijn oplossing. Helaas op de korte termijn ben je er niet mee geholpen, want eerdat de training is afgerond, is de medewerker waarschijnlijk al in het verzuim.

Onvoldoende dossier opgebouwd

Deze vind ik interessant. 23% van de HR adviseurs gaf aan dat er sprake was van verzuim bij een sluimerend conflict met als aanleiding dat er nog onvoldoende dossier was opgebouwd. We weten allemaal dat een dossier opbouwen essentieel is in een ontslagprocedure of bij het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst. En tóch leidt het dus vaak tot de uitkomst dat een medewerker het verzuim in gaat (terecht of onterecht, die twijfel laat ik even in het midden aangezien HR adviseurs en mediators geen bedrijfsartsen zijn).

Voordat ik je de laatste tips ga geven wil ik je zeggen dat ik dit ook heb meegemaakt als HR adviseur. Je kan dan als het ware geen kant op. Vanuit de directie of leidinggevende hoor je dat er richting ontslag moet worden gewerkt, al dan niet met wederzijds goedvinden. Je ziet dat de medewerker het niet aankan en er hangt een grijze wolk genaamd ‘verzuim’ boven de situatie. En ja hoor, de ziekmelding komt binnen. Voor mij als HR adviseur voelde deze zaken niet goed. Dat geldt voor veel HR adviseurs om mij heen.

Dan hier de eerste tip die ik je kan geven als mediator. Ook hier is communicatie essentieel. Roep de medewerker op voor een gesprek, bij voorkeur met de leidinggevende erbij. Ben open en transparant, de medewerker weet echt wel waar je mee bezig bent: een dossier opbouwen. Al die brieven met waarschuwingen en verbeterpunten komen vaak heel hard bij iemand binnen. Het is vaak geen onwil, dat niet kunnen en niet doen. Bespreek met de medewerker dat hij of zij zich niet hoeft ziek te melden, dat is niet de oplossing. Vrijstellen van werk, even een week afkoelen of verlof opnemen kan wél een tijdelijke oplossing zijn.

Geef ook aan dat het na het verlof, na het vrijstellen en na het afkoelen nog steeds niet goed gaat met het functioneren. Er is verandering nodig, op korte termijn. Heb híer het gesprek over. Ziet een medewerker dit nog zitten? Is er ruimte voor verandering? Hoe zit het met het vertrouwen wederzijds? Is er nog wel de wens om het gehele verbetertraject door te gaan of staat iemand open voor een respectvolle regeling?

Dit gesprek wordt vaak niet gevoerd, vanuit angst om strategie bloot te geven of om in de kaarten te laten kijken. Dat begrijp ik, heel erg goed. Maar zonder dit gesprek komt de situatie in een impasse terecht: medewerker blijft ziek, HR kan geen kant op, leidinggevende kan geen verder dossier opbouwen.

Het is in zo’n situatie vaak wachten op een mediator die de boel bij elkaar veegt en dit gesprek wél gaat voeren. Natuurlijk is een mediator onafhankelijk en wordt alles in vertrouwelijkheid besproken, waardoor dit gesprek veel beter uit de verf komt met waarschijnlijk snellere resultaten. Maar als HR adviseur wil je soms gewoon zelf de boel graag oplossen. Zo’n transparant gesprek is dan echt nodig.

Extra tip: Bij voorkeur voer je dit gesprek zo snel mogelijk. Vaak zie je, vast herkenbaar voor je, dat iemand zich al een paar keer heeft ziekgemeld voor 2 of 3 dagen en dan toch weer terugkomt. Dit zijn signalen dat het niet goed gaat met iemand en dat het sluimerende conflict de overhand gaat nemen. Dit zijn de momenten waarop je het gesprek al aangaat: zachte heelmeesters maken stinkende wonden.

Webinar

29 maart om 10.00 uur en op 21 april om 9.00 uur geef ik een webinar over meerdere oplossingen voor dreigend verzuim bij een sluimerend arbeidsconflict. Je krijgt dan extra tips over conflicten op de werkvloer en er is ruimte om je vragen te stellen en praktijkcasussen te bespreken. Het webinar duurt 60 minuten.